Ter uma intranet colaborativa foi a idéia da área de Recursos Humanos da Porto Seguros com objetivo de organizar a informação para atingir os sete mil funcionários da companhia – além, naturalmente, de automatizar os processos de envio de holerite, entre outras rotinas típicas de um departamento de RH. Para realizar o projeto, no entanto, as áreas de informática e marketing também foram envolvidas. Há quatro meses, a seguradora mantém uma intranet que se tornou a porta de entrada dos funcionários da empresa, inclusive para acessar outros sistemas, como módulo contábil da Peoplesoft ou a ferramenta de CRM para atendimento ao consumidor.
A solução foi desenvolvida pela Navita e, segundo Paulo Rogério Martins, coordenador de informática da Porto Seguro, trata-se de um CMS (sistema de gestão de conteúdo), que permite publicar informações com recursos de interatividade. Ou seja, a intranet colaborativa segue mesmo conceito de um site participativo, porém com acesso limitado e fechado ao ambiente interno. Em 2009, a meta é filtrar alguns recursos para lançar uma extranet, que permitirá o acesso de parceiros e funcionários que estejam fora do ambiente interno.
Entre as principais seções do site estão as bases de conhecimento, cujo principal objetivo é registrar toda e qualquer informação adquirida pelas diferentes áreas da empresa para compartilhar com restante da companhia. São 220 administradores e 390 colaboradores que atualizam as bases de conhecimento, cujo volume de acesso até momento foi de 180 mil visitas. “Funciona como uma wikipedia. Os editores produzem conteúdo, mas qualquer funcionário pode opinar para melhorar o que foi publicado”, conta Martins.
O coordenador revela que a colaboração tem sido bastante tranqüila e não foi necessário nenhum treinamento para que os funcionários entendessem a importância de registrar e compartilhar informações por meio da intranet. “A Porto Seguros já tinha uma cultura colaborativa mesmo offline”, indica. Apesar disso, a seguradora adotou a política de não publicar os comentários nos blogs da intranet, escritos pelos presidentes ou vice-presidentes. Ou seja, ninguém lê o comentário feito pelos funcionários na página dos blogs a não ser a equipe responsável pela moderação. “Essa estratégia foi adotada porque existe uma preocupação em não usar a intranet como passatempo. A gente tenta colocar a colaboração com responsabilidade, como algo útil para todos e não para trocar receita de bolo”, explica Martins.